行政专员/助理
招聘时间
即日起 至 2027-04-17
招聘单位
菲特中国
所在地区
南京
工作地点
江苏省/南京市/江宁区 菲特(中国)制药科技有限公司 盛通路9号
学历要求
本科
实习时长
每周5天，每天6小时
职责描述
1. 访客接待与企业形象管理
负责中英双语访客接待，包括国际客户、合作伙伴及政府人员的预约登记与引导
维护大堂环境及公司（含制药设备模型/展柜）的整洁与规范
处理初步商务咨询，精准转接至相关部门（技术/销售/售后等）
2. 国际通讯与文书支持
接听多语言商务来电（中/英），记录并分类转达重要信息
收发国际快递及商务信函，完成基础翻译协助
支持总经办完成会议纪要整理等行政工作
3. 会议与差旅协调
管理高管会议室日程（含跨国时区会议安排）
协助预订国内外差旅（航线/酒店）
会议物资准备
4. 安全与合规管理
监督访客进出权限（特别管控研发/生产区域访问）
定期检查急救箱、消防设备等安全设施（符合GMP环境要求）
协助执行保密协议签署（针对设备技术参观人员）
5. 部门协作与文化桥梁
协助中外团队间的日常沟通协调
策划公司BBQ,烧烤，公司团建等文化活动（融入德国企业文化元素）
收集员工行政需求并推动改进
岗位要求：
1. 本科及以上，实习期6个月以上，每周出勤5天为佳；
2. 英语可作为工作语言，听说读写流利；
3. 形象气质佳；
1. Visitor Reception & Corporate Image Management
Provide bilingual reception services (English/Chinese) for international clients, partners, and government officials
Maintain lobby area and company public areas (including pharmaceutical equipment models/displays)
Handle initial business inquiries and route them to appropriate departments (Technical/Sales/After-sales)
2. International Communications & Documentation Support
Answer multilingual business calls (Chinese/English) and relay critical messages
Process international Express/Posts and business correspondence (including import/export documentation) with basic translation assistance
Support GMO with administrative tasks (meeting minutes, information collection, etc.)
3. Meeting & Travel Coordination
Manage executive meeting schedules (including cross-time-zone meetings)
Assist with travel arrangements(hotel, flights, train, etc.)
Prepare meeting materials
4. Security & Compliance Management
Monitor visitor access (especially to R&D/production areas)
Regularly inspect safety equipment (first-aid kits, fire extinguishers per GMP requirements)
Assist with NDA execution for technical visitors
5. Departmental Coordination & Cultural Liaison
Facilitate daily communication between Chinese and International teams
Organize corporate activities (Family BBQ, Family Day, Company Teambuilding, etc.)
Collect employee administrative needs and drive improvements
负责中英双语访客接待，包括国际客户、合作伙伴及政府人员的预约登记与引导
维护大堂环境及公司（含制药设备模型/展柜）的整洁与规范
处理初步商务咨询，精准转接至相关部门（技术/销售/售后等）
2. 国际通讯与文书支持
接听多语言商务来电（中/英），记录并分类转达重要信息
收发国际快递及商务信函，完成基础翻译协助
支持总经办完成会议纪要整理等行政工作
3. 会议与差旅协调
管理高管会议室日程（含跨国时区会议安排）
协助预订国内外差旅（航线/酒店）
会议物资准备
4. 安全与合规管理
监督访客进出权限（特别管控研发/生产区域访问）
定期检查急救箱、消防设备等安全设施（符合GMP环境要求）
协助执行保密协议签署（针对设备技术参观人员）
5. 部门协作与文化桥梁
协助中外团队间的日常沟通协调
策划公司BBQ,烧烤，公司团建等文化活动（融入德国企业文化元素）
收集员工行政需求并推动改进
岗位要求：
1. 本科及以上，实习期6个月以上，每周出勤5天为佳；
2. 英语可作为工作语言，听说读写流利；
3. 形象气质佳；
1. Visitor Reception & Corporate Image Management
Provide bilingual reception services (English/Chinese) for international clients, partners, and government officials
Maintain lobby area and company public areas (including pharmaceutical equipment models/displays)
Handle initial business inquiries and route them to appropriate departments (Technical/Sales/After-sales)
2. International Communications & Documentation Support
Answer multilingual business calls (Chinese/English) and relay critical messages
Process international Express/Posts and business correspondence (including import/export documentation) with basic translation assistance
Support GMO with administrative tasks (meeting minutes, information collection, etc.)
3. Meeting & Travel Coordination
Manage executive meeting schedules (including cross-time-zone meetings)
Assist with travel arrangements(hotel, flights, train, etc.)
Prepare meeting materials
4. Security & Compliance Management
Monitor visitor access (especially to R&D/production areas)
Regularly inspect safety equipment (first-aid kits, fire extinguishers per GMP requirements)
Assist with NDA execution for technical visitors
5. Departmental Coordination & Cultural Liaison
Facilitate daily communication between Chinese and International teams
Organize corporate activities (Family BBQ, Family Day, Company Teambuilding, etc.)
Collect employee administrative needs and drive improvements
相关实习岗位
